采購規劃
采購規劃(ProcurementPlanning)
采購規劃概述
采購規劃是指通過一定的方法和程序確定哪些項目需要從企業以外購買產品或服務的過程。這個過程涉及到考慮是否需要采購、如何采購、采購什么、采購多少以及何時采購。當項目從企業以外獲得產品和服務時，每個產品或服務必須經歷從詢價計劃到合同結束的每個過程，每個產品或服務至少實施一次。采購計劃還應考慮潛在的賣方，特別是當買方希望對承包決策產生一定程度的影響或控制時。采購項目可以通過采購計劃進行分類，為集中采購奠定基礎。集中采購對采購價值的意義不僅在于直接程序合規，而且在采購數量上保證了采購價值的實現。
當項目從實施組織之外獲得所需的產品、服務和結果時，每個產品或服務都必須經歷從采購計劃到合同結束的過程。
采購計劃過程還包括考慮潛在賣方的過程，特別是當買方希望對合同決策產生一定的影響或控制時。同時，還應考慮誰負責獲得或持有法律、法規或組織政策要求的任何相關許可證或專業執照。
項目進度計劃可以對采購計劃過程產生重大影響制定采購管理計劃過程中形成的決策也會影響項目進度計劃，并與進度制定、活動資源估算、自制或外包決策過程相互作用。
采購計劃過程包括審查每個自制或外包決策所涉及的風險，以及計劃將風險緩解或風險轉移給賣方的合同類型。
采購計劃的內容
采購計劃是賣雙方之間的關系后，從買方的角度制定了采購計劃。采購計劃的過程是通過組織外部采購產品和設備來識別哪些項目的需求。采購計劃應考慮合同和分包合同（例如，買方往往希望在一定程度上影響或控制所有分包決策）。
- 采購計劃一般應對以下事項之一作出決定：
- 通過總承包商購買所有或大部分所需的貨物和服務。
- 從許多承包商那里購買大部分貨物和服務。
- 采購一小部分需要貨物和服務。
- 不購買貨物和設備。
采購規劃的依據
(一)范圍說明
范圍說明書說明了項目前的邊界，并提供了在采購規劃過程中必須考慮的項目要求和策略的重要信息。隨著項目的進展，范圍描述可能需要修改或細化，以反映這些邊界的所有變化。范圍描述應包括項目的描述和定義，以及需要購買的產品類別的詳細參考圖或圖表等信息。具體內容如下：
1.項目合理性說明書(設計說明書)。解釋為什么要做這個項目。買方承擔項目合理性風險。
2.項目可支付結果（執行說明書）。這是一份完整、令人滿意的項目清單，標志著項目的完成。項目的執行風險由承包商承擔。
3.項目目標（功能說明書）。這是項目成功必須達到的一些數量標準。項目目標至少必須包括成本、進度和質量標準。項目目標應具有屬性、計量單位和數量值。未來未量化目標將面臨巨大風險。
(二)產品說明
對產品（項目最終結果）的描述為采購計劃中需要考慮的所有技術問題或注意事項提供了重要材料。
（3）采購活動所需的資源
項目實施組織若沒有正式的訂貨單位，則項目管理班子將自己提供資源和專業知識支持項目的各種采購活動。
(四)市場狀況
在采購計劃過程中，必須考慮市場上可以購買哪些產品，從哪里購買，以及采購的條款和條件。
(五)其它計劃結果
采購計劃過程中必須考慮其他計劃結果（如項目成本初步估算、質量管理計劃等）。
(六)限制條件和基本假設
由于項目采購存在許多不確定的環境因素，面對不確定的社會經濟環境，項目實施組織的一些合理推斷是基本假設。限制條件和基本假設的存在限制了項目組織的選擇范圍。
(7)物料清單
材料清單是指產品的具體細節，是采購部確定采購計劃的最重要依據，是生產部安排生產的依據，是計劃部確定材料需求計劃的依據。材料清單分為單級材料清單、多級材料清單和綜合材料清單。
采購規劃的工具和技術
1.自制或外購分析
自制或外包分析是一種通用的管理技術，是項目采購規劃過程的一部分，以確定特定的產品或服務是由項目團隊生產還是采購。在自制或外包決策過程中，應考慮項目預算的任何限制。如果你決定購買，你應該繼續做出購買或租賃決定。本分析包括直接成本和間接成本。
例如，在考慮外包時，分析應包括采購產品的實際支出和管理采購過程所需的間接費用。
在自制或外包分析中，如果決定外包，則反映了實施組織的長期規劃和項目的當前需要。例如，從項目經濟效益的角度來看，決定購買固定資產（包括從施工起重機到個人電腦的任何項目），而不是租賃或租賃。但是，如果實施組織需要長期使用固定資產，分配給項目的購買成本可能低于租賃成本。成本可以根據邊際分析分擔。
實施組織的長期戰略也是自我控制或采購分析中應考慮的內容。該組織可能沒有實施該項目所需的產品。然而，該組織可能希望在未來需要這些產品，或者該組織計劃在未來生產這些產品。雖然現有項目可能存在相關的限制因素或要求，但上述考慮可能會促進自我決策。在這種情況下，記錄項目的成本可能低于實際成本，而差異代表了該組織對未來的投資。
2．專家判斷
評價過程的依據或結果往往需要專家的技術判斷，或根據專家的采購判斷制定或修改評價標準。專家的法律判斷可能需要律師提供相關服務，以協助判斷非標準采購條款和條件。判斷和專業知識（包括商業和技術知識）不僅適用于產品、服務或結果的技術細節，也適用于采購管理過程的各個方面。
3．合同類型
一般來說，不同類型的合同適用于不同類型的采購。選定的合同類型和具體的合同條件和條款將定義買賣雙方承擔的風險水平。合同通常是以下三種類型之一；
- 固定總價或總合同
- 這種合同定義了明確的產品，并規定了固定的總價。固定總價合同也可以包括有時為實現或超過規定的項目目標（如進度目標）而采取的獎勵措施。固定單價合同最簡單的格式是在特定日期以規定的價格交付規定產品的采購訂單。
- 費用償還合同
- 這種合同向賣方支付（報銷）的實際費用，通常作為賣方的利潤增加一筆報酬。費用通常分為直接費用和間接費用。直接費用是指專門用于項目費用的費用（如全職項目人員的工資）。間接費用，又稱管理費用或雜項費用，是指項目團隊以項目名義分配的運營費用（如間接參與項目的管理人員的工資、辦公室的水電費等公用事業費用）。間接費用通常按直接費用的一定百分比計算。成本償還合同通常包括在達到或超過預定項目目標（如進度目標或總成本目標）時的獎勵措施。
- 最常見的三種成本償還合同是成本補償合同（CPF）、固定報酬合同的成本加固（CPFF）、成本加激勵補償合同（CPIF）。
- 成本加薪合同（CPF）成本按成本百分比增加（CPPC）為賣方報銷賣方實施合同的允許成本，賣方獲得一定的獎勵，通常根據約定的百分比計算。報酬因實際成本而異。
- 固定報酬的成本增加（CPFF）為賣方報銷賣方實施合同的允許成本，賣方獲得固定報酬。固定報酬通常以項目成本估算為基礎。固定報酬不會隨實際成本而變化，除非項目范圍發生變化。
- 成本加獎勵（CPIF）為賣方報銷賣方實施合同的允許成本。同時，如果達到合同規定的具體績效目標水平，賣方將獲得預定的獎勵，即鼓勵獎勵。在某些領域CPIF在合同中，如果最終成本低于預期成本，買賣雙方可以根據預定的分攤比例共同享受節約成本。
- 時間與材料合同（T＆M合同）T＆M合同是具有成本償還合同和固定總價合同特征的混合合同。T＆M合同與成本償還合同的相似之處在于，它們屬于敞口合同，合同總價和應交付產品的確切數量沒有確定。T＆M合同的價值可以增加，就像成本償還合同一樣。相反，買賣雙方可以事先就特定資源類型達成一定的單價，T＆M合同可能與固定總價合同相似。
買方規定的要求（如標準產品版本或定制產品版本、績效報告、成本數據提交）和其他規劃因素（如市場競爭水平和風險水平）也將決定合同類型的選擇。此外，賣方可以將這些具體要求視為需要額外費用的項目。此外，還應考慮項目團隊未來購買產品或服務的潛在可能性。如果潛力巨大，賣方將更傾向于或更愿意報價較低。雖然這可以降低項目成本，但如果買方承諾這種潛在的購買，但沒有實現，將產生相關的法律影響。
采購計劃的結果
1.采購管理計劃
- 從制定采購文件到合同結束，如何管理采購管理計劃描述的采購過程可以包括：
- 合同類型；
- 如果評估標準要求獨立估算，誰來估算；
- 如果組織有采購或承包部門，項目管理團隊本身應采取的行動；
- 標準采購文件(如需)；
- 管理多個供應商
- 協調采購和項目的其他方面，如進度制定和績效報告；
- 限制因素和假設條件會影響規劃采購；
- 處理賣方購買產品所需的提前訂貨期，并與項目進度計劃制定過程進行協調；
- 處理自制或外包決策，并與活動資源需求和進度計劃的制定過程有關；
- 制定各合同規定的合同可交付結果進度，并與進度計劃的制定過程和控制過程相協調；
- 確定履約保函或保險合同，以降低部分項目的風險；
- 為賣方制定和維護合同工作分解結構提供的指導方針；
- 確定合同工作說明書中應使用的格式和形式；
- 確定資格預審的優選賣方(如有)；
- 對賣方使用的采購衡量指標進行管理合同和評估。
根據項目需要，采購管理計劃可以是正式的或非正式的，可以詳細描述。它是項目管理計劃的從屬組成部分。
2.合同工作說明書
每個采購合同的工作說明書只描述了與合同相關的部分項目的范圍。根據項目范圍說明書、工作分解結構和工作分解結構詞匯表，制定各合同的工作說明書。合同工作說明書詳細描述了采購的產品，以確定潛在賣方是否能提供該項目。至于合同工作說明書（SOW）根據項目根據項目的性質、買方的需要或預期的合同形式而有所不同。合同工作說明書描述了賣方提供的產品、服務或結果，包括規格、預期數量、質量水平、性能數據、性能期限、工作場所等要求。
合同工作說明書應清晰、完整、簡潔。它應包括對所有附帶服務的描述，如與采購項目相關的績效報告和售后技術支持。一些應用領域對合同工作說明書有具體的內容和格式要求。每個采購項目都需要合同工作說明書，但多個產品或服務也可以歸類為采購項目和合同工作說明書。
隨著采購過程的績效，合同簽訂前的工作手冊可以根據要求進一步修改和澄清。例如，未來的賣方可以建議使用比原規定更有效或成本更低的產品。
3.自制或外購決策
項目團隊自制或外包產品、服務或結果形成文件的決策，包括購買保險或履約保函，以應對識別的風險。自制或外包決策文件可以相對簡單，只需簡要列出決策的原因和依據。如果隨后的采購活動表明需要采用不同的方法，則該決策過程將是一個重復的過程。
4.變更請求
采購計劃過程可能會導致對項目管理計劃及其所屬計劃及其其他組成部分提出變更請求。請求的變更應通過整體變更控制過程進行審查和處理。
參考文獻
- ↑中國項目管理知識系和國際項目管理專業資質認證標準.2002年1月機械工業出版社第一版
- ↑張阿芬.項目管理學.廈門大學出版社，2008.5.
- ↑馮俊文，高朋，王華亭.現代項目管理.2009年經濟管理出版社.2.
采購規劃
采購規劃發表于2022-06-02，由周林編輯，文章《采購規劃》由admin于2022年06月02日發布于本網，共4335個字，共5640人圍觀，目錄為經濟百科，如果您還要了解相關內容敬請點擊下方標簽，便可快捷查找與文章《采購規劃》相關的內容。
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