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摘要：采購效率 采購效率(ProcurementEfficiency)什么是采購效率采購效率是指完成采購所投入的精力,費用和時間與所取得成果之對比。政府采購效率的影響因素“采購項目”因素。采購項目是指采購人實施政府采購程序所要購置的貨物、工程和服務的具體對象，這就從客觀上決定了它對政府采購效率的影響有著直...

采購效率

采購效率(ProcurementEfficiency)

什么是采購效率

采購效率是指完成采購所投入的精力,費用和時間與所取得成果之對比。

政府采購效率的影響因素

“采購項目”因素。

采購項目是指采購人實施政府采購程序所要購置的貨物、工程和服務的具體對象，這就從客觀上決定了它對政府采購效率的影響有著直接的關系。采購項目越復雜、數量越多、技術要求越高，則花費的時間就多，其影響政府采購效率的程度就會變大。這是因為，復雜的采購項目會增加采購文件的制作時間；數量多、技術要求高的采購項目會增加評標、驗收等多道程序的時間，因而其政府采購效率就會變低；同理，采購項目越簡單、數量越少、技術要求越低，則花費的時間就相對減少，其影響政府采購效率的程度也就會變小。這就要求采購人必須實事求是地確定采購項目，而不能人為地擴大采購項目內容。在配置上不能要求越復雜越好，在數量上不能要求越多越好，在技術要求上不能要求越高越好。如，明明可確定本地區內一種現有較高配置的計算機為采購項目的，卻非要確定目前市場上剛問世，只在少數大城市可采購到的一種更高配置的計算機為采購項目，以致于延長采購時間，降低了采購效率

“采購方式”因素。

國內外政府采購的實踐告訴我們，不同的采購方式，其效率是不一樣的，在都合法合規的同等情況下，公開招標與邀請招標的時限就較長，其效率就低于競爭性談判、詢價采購、單一來源采購這三種采購方式。但須指出的是，在這里，是從理論上純粹探討影響政府采購效率的各因素(下同，如“采購程序”因素等)，我們應正確理解公開招標與邀請招標這兩種采購方式，這里所指的涵義是應該用競爭性談判、詢價采購、單一來源采購這三種采購方式的，不能去趕時髦，硬要去實施公開招標與邀請招標這兩種采購方式，同時還有一層涵義是我們不能片面地強調效率，應實施公開招標與邀請招標的而去規避公開招標與邀請招標，所以，在實際工作中，我們應注意采用先進的采購方式，這更能顯著地提高政府采購效率。

例如，當今國內外流行的協議供貨采購方式，可從三個方面提高政府采購效率。

首先是減少重復招標，減少了許多單位的多次采購時間，多次詢價采購，最大限度地壓縮了采購環節，從而縮短了若干單位的采購時間；

其次，降低政府采購成本，極大地提高了政府采購的規模效率，實行協議供貨采購方式后，集中采購機構，不必再多次對供應商進行資格審核，多次費神地制訂招標書，多次組織招標活動；

再次，采用“協議供貨”方式，可一次簽訂合同，實行長期供貨，從而在很大程度上滿足了廣大采購人所購物品的多樣性和及時性要求。

再如，推行電子采購方式，不僅能減少30%的采購成本，而且許多環節都可以在網上直接操作，極大地提高了政府采購效率，因此，確定正確的采購方式是提高采購效率的前提和重要手段。這就要求我們：一方面要大膽創新，銳意改革，大力推行“協議供貨”、“電子采購”這些先進的政府采購方式。另一方面要在堅持合法合規的原則下，善于掌握靈活性原則，既可用邀請招標方式又可用詢價采購方式的，就采用詢價采購方式。如對于配置型號固定的項目，就可以采用詢價采購代替邀請招標，這樣一來將會節省大量時間而又能充分滿足“三公”原則，供應商、采購人都會很滿意。所以，在不違背政府采購法與具體實施方案的前提下，通過選用恰當的采購方式來提高政府采購效率，是有空間、有潛力可挖的。

“協調配合”因素。

這一點，不僅很好理解，而且十分重要。無論是從政府采購是一項系統工作來講，還是從政府采購作業像一個環環相扣的鏈條來講，都需要采購當事人和政府采購監督管理部門等方方面面的協調配合，任何一方有所缺位和不配合，都會直接影響政府采購的效率和秩序。

例如，一些采購人，以“老子”自居，看不起采購代理機構，對需要其配合的事項(確認采購文件、評審報告等)，總是“千方百計找錯”，以致于一天就能配合完成的，卻用了三天甚至于五天；再如，一些采購代理機構，以“你求我”自居，總是強調“按部就班”，不是對采購人的采購項目不能及時受理，就是對采購人提出的采購具體技術、質量和服務需求不甚了解、或理解有誤，一而三的要采購人提供這樣或那樣的資料，甚至于在相互配合中，還相互扯皮，以致于能在五天內完成編寫招標文件、發標、開標、評標、編寫評標報告等工作的，卻用了一周甚至于更長的時間。因此，加強協調配合應引起采購各方的高度重視。對政府采購監督管理部門來說，就是要優化服務，簡化手續，縮短審批時間，實行集約管理。對采購代理機構來說，就是要簡化工作程序，不斷創新工作方式。進一步優化政府采購程序，減少流轉環節和時間。對采購人來說，首先要正確認識政府采購效率的本質含義，規范自己的言行，以寬容、理解、支持的態度，配合采購代理機構做好采購工作。

其次要提高計劃性，一方面要避免臨上轎穿耳洞，用時才申請實行政府采購的現象；另一方面要避免隨意性，一會兒提出更改采購方式的要求；一會兒提出更改采購時限的要求，另一會兒又提出改動配置的要求，這些行為只能造成采購秩序的混亂，延長采購時間，不利于采購效率的提高。再次要提高主動性，避免與集中采購活動不合拍，拖長采購時間。就是要多與采購代理機構進行聯系和溝通，從而能掌握采購代理機構舉行各類政府采購方式的時間、程序和方法等。如什么時候舉行空調物品的招標，什么時候舉行微機等辦公系統的招標等情況。這樣就不會發生昨天剛對10個單位采購空調進行了招標活動，你今天才申報的情形，而有可能使你前幾天就得知這方面信息，及早完善手續，送交采購代理機構，趕上這趟車，從而明顯地提高了采購效率。

“采購環境”因素。

和諧的政府采購環境，既是實行一定采購效率的有力保證，又是提高政府采購效率的重要手段。這是因為，和諧的政府采購環境，能從多方面保證和提高政府采購效率。這里僅舉三點：

一是在和諧的采購環境下，采購各方都能目標一致，心往一處想，勁往一處使，大家都具有較高的效率意識和相互配合姿態，都能共同為著提高效率而努力；

二是在和諧的采購環境下，采購各方都能加強自身采購硬件建設，都能充分利用計算機等科技手段實施操作，使采購信息通暢、效率倍增。

三是在和諧的采購環境下，政府采購改革與部門預算、國庫集中支付等財政配套改革彼此之間聯系緊密，相互依托，使采購項目申請，資金撥款等效率倍增。反之，混亂的采購環境只能降低采購效率，浪費寶貴的人力、物力、財力資源，不利于采購效率的提高。所以，在當前加大構建和諧政府采購環境力度，是一項刻不容緩的任務。就上述三點來說，就是要做到三個加強：

①加強政府采購宣傳工作。要通過座談交流、新聞報道和內部簡報等多種形式，大力開展政府采購的宣傳活動，進一步提高采購各方對實行政府采購制度重大意義的認識，增強提高政府采購效率的主動性和自覺性。

②加強政府采購硬件設施建設，建立科學、完善、靈敏的計算機網絡管理信息系統，重點是建立與現代政府采購相適應的網站、采購管理系統和采購支付結算系統。不斷完善供應商、咨詢專家信息及采購信息體系，并逐漸實現與其他采購網絡的聯網，實現信息資源共享，從而有效縮短采購過程中部分環節的時間，不斷提高采購效率。

③加強財政配套改革，著重規范部門預算，細化采購預算，完善國庫集中支付制度。實行政府采購預算與部門預算統一布置、統一編制、統一審核、統一批復，實行采購資金網上開票、網上直付。

“采購程序”因素。

政府采購程序是制約政府采購效率的又一重要因素。我們大家都知道，只要采購程序設計稍有不盡合理，或過分強調形式上的制衡，就會造成環節多、關鍵環節考慮不周等問題，進而導致權責不明，推諉扯皮，甚至導致招標失敗，大大影響了采購效率。如在詢價采購程序設計上，《政府采購法》明確得很清楚，只有四道程序，可在實際操作中，一些采購人設計的詢價采購程序就更多，增加了一些不必要的程序，如對外地已入供應商庫管理的供應商還要進行資格審查，以及要求供應商報送樣品等，從而延長了采購時間，降低了采購效率。因此，我們要在堅持《政府采購法》等法規所規定的程序前提下，重視采購程序設計工作，要不斷完善政府采購操作程序和操作制度，合理確定采購過程中每個環節的時間節點，減少不必要的環節，使整個采購過程既合理又規范。這就要求我們：

第一、要完善政府采購程序，加強規范化管理。如對公開招標項目要召開標前會，對供應商要進行集中答疑。將評標細則納入招標文件，各項評標因素量化計分，使評標結果更加科學、客觀、公正，從而有效避免發生質疑與投訴，避免降低采購效率。

第二、明確各種政府采購方式的工作規程，并嚴格按其規程進行。第三，建立健全采購過程現場監督制度、質量控制制度、考核獎懲制度，以保證和促進政府采購效率的提高。

“組織管理”因素。

現實告訴我們，無論是進行集中采購，還是實施分散采購，都與采購當事人的組織管理有關，組織管理得好，就能有序操作，就能又好又快，促進采購效率提高，相反，組織管理得差，就會雜亂無章，就會問題百出，不僅不能按期完成采購，還有可能出現多次返工，所以組織管理也是影響政府采購效率的一個重要因素。這就要求我們：

首先要建立健全采購組織。就采購人而言，就是有條件的要建立專門采購組織，沒有條件的要建立兼職的采購組織，從而避免效率低下的“拉郎配”采購、隨意化采購；就采購代理機構來說，就是要優化內部組織結構，從健全高效的內部工作機制上提高政府采購效率。如理順內部機構，改“小而全”的內部機構設置格局為“一條龍”服務于項目采購的內部機構設置格局，從而有效地縮短“一次采購”在內部周轉的時間，形成“分工明確，權責分明，管理科學”的政府采購運作機制，以促進采購效率的提高。

其次要精心組織采購。采購前，要認真準備，加強計劃的嚴肅性，以避免隨意改變采購數量、技術要求等問題的發生；采購中，要在精心設計和嚴格遵循科學程序的基礎上，加強現場指揮，加強協調配合，以有序的快節奏促進采購效率的提高。采購后，要強化采購項目的組織驗收管理。要組織以專家為主的強有力的驗收小組，按照簽訂的采購合同，逐項對設備配置、性能等情況進行驗收，這樣不僅能保證和提高驗收效率，還能充分發揮對合同履行的監督作用，確保采購項目的質量。

“采購文件制作”因素。

采購文件包括標書、評分辦法、采購合同、補充文件等，而在這些文件的制作上，無論是準備不充分，還是制作不規范、表述不清楚，內容不完整等，都會影響政府采購效率。因篇幅關系，這里僅以標書制作為例，倘若準備不充分，就不能全面或準確理解采購人提出的采購需求，以致于使制作的標書與采購人的要求有很大出入，要重新制作；倘若標書在對供應商的資質要求，所采購物品的技術要求，價格要求，實施(指運輸、安裝、售后服務等)要求，評標要求、驗收要求的表述上不清楚，就會發生多種多樣的理解偏差，形成多種多樣的矛盾與問題，輕則修改標書，重則不是引起質疑與投訴，就是要重新招標；倘若標書內容不完整，就有可能遺漏一些實質性要求，不得不采取有關措施補救，從而拖長采購期限，降低了采購效率。

所以，人們得出這樣的結論：采購文件制作精細完備程度是提高采購效率的基礎，足見精心制作采購文件，對提高政府采購效率，是何等的重要。這就要求標書制作要全面細致、無歧視性條款、操作性強;評分辦法制作要科學合理、緊扣標書內容，全面反映項目特點與采購人實際要求等；采購合同制作要與采購文件相一致，合同的主要條款應符合采購文件的實質性要求，應包括政府采購管理機構對政府采購合同的履行、驗收及付款等提出的特殊要求；只有這樣，采購文件制作才能合符要求，才能確保和提高政府采購效率，才能確保采購活動圓滿成功，使采購當事人滿意。

“采購人員素質”因素。

現實告訴我們，采購人員素質高低，直接決定著政府采購效率的高低。這是因為，業務素質低的從業人員容易發生差錯。如標書發放時的疏漏、資質審核不嚴、標書不蓋公章、信息發布失誤、傳真失真等，都是因從業人員粗枝大葉或業務不熟練引起的，而上述這些差錯,哪怕是細枝小節問題,都會直接影響政府采購效率，影響采購工作的順暢進行，甚至于會發生意想不到的事情(因篇幅關系，這里不再舉例)。相反，業務素質高的從業人員，無論是是制作標書，還是對供應商進行資質審核等，都是又好又快，所以，有的采購代理機構三至五天就能組織一次采購活動，而有的集中采購機構十天或者半個月都準備不了一次采購活動。另外采購從業人員的職業道德素質、敬業心、團結協作精神、吃苦耐勞素質等也是重要指標，也制約著采購效率的方方面面，也應引起高度重視。所以，提高采購從業人員素質非常重要。

首先，要加強思想建設。要在全體從業人員中經常開展職業道德教育、法紀教育，以不斷提高從業人員的思想素質；

其次，要開展正常的業務培訓，也就是要定期組織業務培訓，要將各項技能培訓安排成若干個培訓周期，然后一期一期地組織，只有這樣，才能切實提高從業人員的業務技能；

再次，要以開展“創一流業績，爭技能第一”的活動為載體，推動業務技能學習，然后再通過開展多種項目的業務技能競賽，如開展招標書制作競賽，來促進從業人員能自覺提高業務技能；

第四，建立進修制度，將采購從業人員分期分批地送到高等學府或上一級集中采購機構或先進的集中采購機構去進修培訓，這樣幾年下來，采購從業人員的業務技能和政府采購效率就會明顯地提高。

采購效率提高的措施

第一、縮短工作時間

預算環節將原來匯總需要一個月時間完成的，通過采用計算機或先進軟件縮短為20天或半個月。

資格審查一是改變審查方法，將原來每搞一次招標采購進行一次資格審查的方法，改為一年一次集中審查的方法；二是資源共享，利用上一級政府采購中心或周邊地區政府采購中心建立的政府采購供應商信息資料庫，凡能查詢到的，就不要再重復進行審核；三是建立政府采購供應商日常申報制度，利用平時進行資格審查。

文件制作主要在招標文件或競爭性談判文件的制作上，可以通過培養專門人才或聘請專家制作，或者由具備這方面較好專業技能的幾個人員一起操作。

評標環節一方面要選擇恰當的評標方法，可以事半功倍；另一方面要為評標做好充分準備，包括場所、電子計算機、辦公用品都準備好。

第二、優化組織結構

改“小而全”為“一條龍”即改變一些政府采購中心在內部機構設置上比較細的現狀，如有的政府采購中心設置了業務接待部門、詢價采購部門、招標采購部門、定點采購部門、辦公室、采購質量監督部門等等，這樣，一項采購業務由業務接待部門承接后，交給辦公室，辦公室匯總后再交給主任，主任再分配給相關業務科部門，不僅手續煩，而且浪費時間。

明確職能防扯皮不僅要通過定員定崗的形式，明確各內設機構的工作職能、范圍，而且還要通過崗位責任制的形式，明確各個業務人員的具體工作范圍、職責，有效避免相互依賴，相互推諉。

健全制度主要建立健全業務接待制度、經濟責任制度、內部工作程序、工作規則、質量控制制度、考核制度、檔案管理制度、監督檢查制度等八項制度，并且所定的制度要盡可能量化、細化，該有時間限制的要明確具體的時間限制。

第三、加強業務培訓

業務培訓定期組織業務培訓，要將各項技能培訓安排成若干個培訓周期，然后一期一期地組織。

技能學習要以開展“創一流業績，爭技能第一”的活動為載體，推動業務技能學習，然后再通過開展多種項目的業務技能競賽。

建立進修制度將政府采購中心內部的從業人員分期分批地送到高等學府或上一級政府采購中心或先進的政府采購中心去進修培訓。

提高政府采購效率的對策

影響政府采購效率的因素是一種普遍存在，這些現象在政府采購中也不可避免地、或多或少地出現。雖然就某一具體采購項目來說，影響工作效率的因素可能只是某一個方面，但要提高政府采購效率，必須采取綜合性的措施。

第一、正確引導，規范采購單位的采購行為

采購法頒布以來，各級財政部門采取多種形式宣傳、推進政府采購制度，但大多將宣傳的重點放在集中采購目錄中的具體項目上，凡采購目錄內的項目，必須強制委托集中采購機構進行采購，而對如何規范采購單位在政府采購活動中的行為很少提及。

因此，今后的工作重點應放在規范采購單位采購行為上，加大宣傳力度，完善相關制度，以制度來細化政府采購法。要求采購單位提高計劃意識，在預算和計劃編制方面進一步細化政府采購目錄，認真分析政府采購重點，嚴格依據政府采購預算，制定實施政府采購計劃年度方案。盡量避免臨時采購，緊急采購，以確保政府采購的效率和質量。

第二、合零為整，發揮集中采購的規模效應

要千方百計擴大政府采購的面，只要有了一定的面，才能真正合零為整，形成批量。政府采購管理部門要根據審核批準后的單位政府采購預算，及時進行匯總和分類。通過政府采購預算，事先預知全年采購規模，對部門不同，項目相同的采購需求，合零為整，實施規模集中采購，定期匯總分包下達政府采購執行計劃。

采購中心根據采購計劃，要提前了解市場行情，捕捉采購信息，根據政府采購預算，合理確定采購方式、排定采購時間、均衡采購，做到既不影響采購單位的使用時間，又充分發揮集中采購的規模效應。從而解決采購頻次高、額度小、程序復雜、效率低下、無序采購、零星采購的問題。

采購效率-圖1

第三、加強監督嚴把政府采購質量關

加大監督履約力度，是保證政府采購質量的重要環節。在確定中標供應商后，采購當事人各方，必須根據招標書和投標書的內容審查合同，防止隨意增減采購項目，增加中標額度等不合理現象。

采購機構、采購管理部門要加大對政府采購履約環節的監督，必要時可參與項目驗收，嚴格控制采購人與中標人相互勾結，在驗收環節弄虛作假。對按合同約定提供了合格的采購對象的，采購機構與采購監督管理部門要督促采購人及時足額支付合同款項，嚴禁截留、擠占、挪用采購資金，確保供應商履約后能及時收到貨款。

第四、強化管理，減少政府采購內部的時間消耗

要從內部管理入手，減少流通環節，縮短審核時間，抓好采購節點，以滿足采購人對時間效率的需求。要在采購流通環節上要爭取做到最優。要盡早實現采購需求內網走目標，通過政府采購網這個平臺，采購人填寫需求表、采購單位領導送審、主管部門審核、財政局審批、采購處確定采購方式、采購中心組織采購。

隨著部門政府采購預算的實行和政府采購的逐步規范和深化，應該考慮在確保財政支出管理的前提下，進一步減少審核環節，要盡量縮短所用時間，制定每一個環節中所必須完成的時間要求。在采購中心具體組織采購時，要增強服務意識，強調時間效率。

在規范運作的前提下，根據采購項目的輕重緩急、難易程度等不同情況，合理安排出采購時間，盡可能地滿足采購人對時效的要求。對于每一個采購人的委托，都要充分利用自身資源優勢，為其出謀劃策，將服務貫穿于政府采購的全過程，以實際工作贏得采購單位的支持和信賴。

提高政府采購效率不僅是政府集中采購機構的事，而且與政府采購相關的所有當事人及政府采購監督管理部門相關，需要當事人和政府采購監督管理部門等方方面面的協調配合，任何一方的缺位和不配合，都會直接影響采購效率的提高。政府集中采購就像一個鏈條，環環相扣，只有各方參與者共同配合，共同提高工作效率，才能實現政府采購的高效率。