采購流程管理

采購流程管理是什么？

采購流程管理是指企業為實現合理采購而實施采購活動的過程，以確保滿足需求。

采購流程管理的內容

采購流程是采購管理中最重要的組成部分之一，是采購活動具體實施的標準。采購流程的設計非常重要，因為采購來源、采購方式和采購對象的差異。企業規模越大，采購金額越多，就越重視采購流程的設計。采購流程的設計適用閉環法，即實施、監控、反饋和優化。一般采購流程包括采購計劃、采購認證、采購訂單和管理評價四個環節。

在采購過程設計中應注意以下事項。

首先，采購過程應與采購項目的數量、類型和區域相匹配。過多的過程會增加操作內容和成本，降低工作效率；過程過于簡單，會導致采購過程失控。

二是保持采購流程的流暢性和一致性，避免同一采購文件在不同部門有不同的操作方式；避免同一采購文件簽署部門過多，影響工作效率。

三是明確各項作業的任務、權力和責任，明確驗證方法；同時，要注意彈性原則，防止緊急采購等意外事件造成的摩擦、重復和混亂。

第四，采購過程的設計應反映民主決策的理念。采購過程的設計應由計劃、設計、工藝、認證、訂單、質量管理等相關人員共同決定。一個完整的采購操作過程應包括以下內容：發現需求、編制采購計劃、選擇供應商、制定采購訂單、催促貨物、驗收貨物、付款和更新記錄。

(一)發現需求

采購的起點是發現需求。對于一般企業而言，采購產生于企業的某一個部門的具體需求。比如，辦公室需要辦公用品；實驗室需要實驗器材；生產部門需要原材料等。每個部門具體負責業務活動的人員應該很清楚地了解本部門的需求：需要什么、需要多少、何時需要等。為此每個具體的部門都要提出自己的采購需求計劃，在規定的時間里提供給采購部門，由采購部門進行集中采購來滿足企業發展的需要。對于配送中心來說，采購的需求一方面來自中心內部各部門的實際需求；另一方面則來自客戶的采購需求。配送中心的任務就是通過對采購需求的審核來確定采購計劃，比如，采購多少；何處采購、何時采購等等。

(二)編制采購計劃

采購計劃是指企業管理人員在了解市場供求情況、掌握企業材料消耗規律的基礎上，對計劃期內材料采購活動的部署和安排。它包括認證計劃和訂單計劃。采購計劃可分為廣義和狹義。廣義采購計劃是指為保證各種生產經營活動材料的需求而編制的各種采購計劃的總稱。狹義的采購計劃是指年度采購計劃，是企業計劃年度生產經營活動中需要采購的各種材料數量和時間的安排。采購計劃是企業生產計劃的一部分，是企業年度計劃和目標的一部分。完整的采購計劃主要包括以下八個環節：

1.準備認證計劃

采購認證是企業采購人員調查采購單位并建立采購關系的過程。采購計劃的制定需要與認證部門合作。認證計劃的準備是整個采購計劃的起點，也是做好采購計劃的基礎，主要包括接收客戶提交的批量需求計劃、余量需求計劃、熟悉認證的環境數據、認證計劃說明書四個方面。

2.評估認證需求

這是編制采購計劃的第二步，主要是分析采購材料的基本情況，如數量、規格、質量標準、涉及的金額等。由于采購部門在具體規格要求提供給供應商之前可以看到最后一個部門，因此需要進行最終檢查。采購部門的工作人員不熟悉申請采購的產品或服務的，檢查無效。因此，采購部門的評價必須以專業為基礎，以確保采購的科學性。

3.計算認證容量

它主要包括四個方面。

（1）分析項目認證數據，即對需要采購的材料項目進行分析和認證，這是采購計劃人員的一項重要任務。一般來說，可以熟練地分析幾種材料的認證數據。分析成千上萬種材料是非常困難的，甚至是不可能的。這就要求采購人員不僅要熟悉業務，還要學會利用專業力量分析采購材料。

(2)整體認證容量的計算是通過對供應商訂單容量的分析來確定采購市場上采購產品或服務的總量。

（3）計算認證容量，確定配送中心可使用的供應商數量和供應商能夠在整體認證容量的基礎上提供所需產品和服務的數量。

(4)確定剩余認證容量，某一材料的剩余認證容量是所有供應商群體剩余認證容量的總和。

4.制定認證

認證計劃的制定主要包括：

（1）綜合平衡需求與市場容量的比較。一般來說，市場供應的某些材料的容量與配送中心的需求不同。一種情況是供過于求，另一種情況是供過于求。如果是后一種情況，采購部門需要進行綜合平衡，確定剩余采購容量，然后尋找新的供應商，開辟新的供應渠道。

（2）制定認證計劃。配送中心應在比較和平衡后制定材料需求認證計劃，并根據訂單計劃制定。認證材料數量的公式如下：

認證材料數量=樣品開發需求量 檢驗檢測需求量 樣品數量

5.準備訂單計劃

這是訂單鏈接的第一步，主要有四個方面。

（1）為了預測市場需求，為了制定更準確的訂單計劃，我們必須掌握客戶訂單和市場需求計劃，并進一步分解生產需求計劃。

（2）根據生產計劃確定生產需求。采購計劃人員應深入了解生產實際，學習和掌握生產計劃和工藝知識，了解生產材料的需求，確定企業的生產需求。

（3）準備相關的訂單環境信息，包括供應商信息、訂單比例信息、包裝信息和訂單周期。配送中心通常使用計算機信息系統來管理材料采購訂單的環境信息。

（4）訂單計劃手冊的制定主要包括：訂單計劃手冊（材料名稱、需求數量、到達日期等），以及附表（市場需求計劃、生產需求計劃、訂單環境數據）。

6.評估訂單需求

只有準確評估材料采購訂單的需求，才能為計算訂單容量提供參考，制定良好的訂單計劃。它主要包括分析市場需求、分析生產需求和確定訂單需求三個方面。

7.計算訂單容量

計算訂單容量是采購計劃的重要組成部分。只有準確計算訂單容量，才能比較需求和容量，最終在綜合平衡后制定正確的訂單計劃。計算訂單容量包括四個方面：分析項目供應數據、計算總訂單容量、計算訂單容量、確定剩余訂單容量。

8.制定訂單計劃

這是采購計劃的最后一個環節，也是最重要的環節。訂單計劃完成后，您可以按計劃進行采購。訂單的內容包括訂單的數量和時間。

下單數量=生產需求-計劃入庫量現有庫存 安全庫存

下單時間=到達時間-認證周期-訂單周期-緩沖時間

(三)選擇供應商

供應商的選擇是采購管理成功的關鍵因素。合適的供應商可以提供合適、高質量、足夠數量、合理價格、及時交付的材料供應，并提供良好的售后服務。供應商的選擇必須做出基本的決定。一是決定是自我控制還是采購；二是選擇采購進行一系列評估，以確定供應商。為有效采購，配送中心配送中心的采購部門必須考慮供應商旅行合同的記錄、采購材料項目的分類表等。選擇材料供應商后，配送中心的相關采購人員應發出采購訂單。

(四)制定采購訂單

在某些情況下，物流配送中心與供應商簽訂了某些商品的銷售協議，以便雙方可以根據銷售協議進行供應。如果沒有銷售協議，配送中心將制定采購訂單。采購訂單必須是書面形式，即使采購訂單是通過電話發送的，必須填寫書面訂單。

(五)貨物跟催

采購訂單發送給供應商后，配送中心應跟蹤或催收貨物訂單。在一些企業中，甚至會有全職的跟蹤和催收人員。跟蹤是對采購訂單的例行跟蹤，以確保供應商能夠履行其貨物運輸的承諾。跟蹤也有利于及時發現采購中的問題，如產品質量、運輸環節等。配送中心發現問題后，可以及時與供應商溝通，盡快解決問題。

催貨是對供應商施加壓力，以便更好地履行運輸承諾。如果供應商不能很好地履行采購協議，配送中心應采取相應的措施，包括威脅取消訂單和未來的交易活動。一般來說，供應商是通過嚴格的程序選擇的，因此遵守采購協議的信用是可靠的，催收只適用于采購訂單的一小部分。然而，當材料短缺或競爭激烈時，催收具有重要意義。

(六)貨物驗收

許多配送中心都設立了專門的職能部門來驗收貨物。貨物驗收的基本目的是確保訂單采購的貨物實際到達；檢查到達的貨物是否完好無損；確保到達數量與訂單數量一致；將貨物運輸到指定的倉庫進行儲存或轉運。貨物驗收時，有時會出現貨物短缺。這種情況可能是由于運輸過程中的損失；或者在運輸過程中的數量不足；所有這些情況下，驗收部門應向供應商撰寫詳細的報告。

(7)付款和更新記錄

貨物驗收后，采購部門將按照采購協議向供應商支付貨款。本環節主要注重發票審核。

經過上述所有步驟后，對于完整的采購操作，最終更新采購部門的采購記錄。本工作是收集和歸檔采購部門與采購訂單相關的文件副本，并將要保存的信息轉換為相關記錄。需要保存的記錄主要包括采購訂單目錄、采購訂單文件、采購商品文件、供應商歷史文件、招標歷史文件、采購協議（合同）等。

采購流程管理的要點

首先，采購計劃是企業采購的基本依據，是控制盲目采購的重要措施。嚴格按照生產計劃、材料需求計劃等資源條件制定和實施。

第二，供應商的選擇是采購過程管理的重要環節。選擇供應商時考慮的主要內容包括：供應期、價格、質量、服務、位置、聲譽、靈活性等，可以貨比多家，盡可能列出所有供應商名單，選擇合適的供應商。

第三，價格一直是采購中的一個敏感問題。買方希望降低價格，而賣方總是試圖提高價格，因此價格談判已成為采購工作的一項重要任務。采購價格的確定通常需要通過多渠道查詢、比較、估價、討價還價等步驟，大量采購可以采用招標方法。同時，采購不僅是一個單一的價格問題，而且是質量問題、交貨時間和批量問題、包裝運輸方式、售后服務問題等，需要綜合權衡利弊，避免只是為了便宜，在其他方面損失很大。

第四，采購訂單相當于合同文本，具有法律效力。采購訂單的簽發必須非常仔細，每個條款都必須仔細填寫，關鍵詞必須反復審查，表達應簡潔，意義應清晰。規格、數量、價格、質量標準、交貨時間和地點、包裝標準、運輸方式、檢驗形式、索賠條件和標準應逐一審批。

第五，采購訂單發布后不是采購工作的結束。必須跟蹤訂單的執行情況，防止對方違約，確保訂單順利執行，貨物按時進入倉庫。跟蹤訂單也可以隨時掌握貨物的趨勢。如發生事故，可及時采取措施，避免不必要的損失，或將損失降至最低水平。

第六，貨物運到倉庫后，必須立即組織人員對貨物進行驗收。驗收按訂單上的條款進行，應逐一進行，并仔細檢查。此外，還應檢查貨物損壞情況，如貨物損壞超過標準，找出原因，區分責任，為索賠提供證據。只有在貨物驗收后才能簽字。

第七，在支付付款之前，必須檢查支付發票是否與驗收的貨物清單一致，后方可簽字。付款是一個動態連續的過程，其管理應納入企業管理信息系統，實現采購計劃、訂單、貨物驗收、發票確認、付款等控制功能。

參考文獻

1. ↑劉會亞主編.現代物流管理概論.2007年中國農業出版社.1
2. ↑厲嘉玲主編.現代企業管理.江蘇科學技術出版社,2009.07

采購流程管理

采購流程管理發表于2022-06-02，由周林編輯，文章《采購流程管理》由admin于2022年06月02日發布于本網，共4279個字，共5930人圍觀，目錄為經濟百科，如果您還要了解相關內容敬請點擊下方標簽，便可快捷查找與文章《采購流程管理》相關的內容。

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